Jak zmodernizować sale konferencyjne oparte na projektorze, klasycznych połączeniach HDMI i rozwiązaniach, które nie odpowiadają już wymaganiom współczesnej pracy hybrydowej? GMP Solutions przeprowadziło audyt, zaprojektowało nową architekturę AV i wdrożyło u jednego z klientów cztery sale konferencyjne pracujące w środowisku Microsoft Teams Rooms. W największej z nich zastosowano m.in. sieciowy system audio Yamaha z Dante, mikrofon sufitowy, głośniki PoE, 98-calowy monitor interaktywny Clevertouch oraz rozwiązania wideokonferencyjne MAXHUB.
Ze względu na poufność projektu w materiale nie podajemy nazwy klienta ani nie publikujemy informacji umożliwiających identyfikację miejsca realizacji.
Współczesna sala konferencyjna coraz rzadziej jest po prostu pomieszczeniem wyposażonym w projektor, ekran i przewód HDMI wyprowadzony na stół. Rozwój pracy hybrydowej oraz platform Unified Communications sprawił, że zmieniły się zarówno oczekiwania użytkowników, jak i sposób projektowania profesjonalnych systemów wideokonferencyjnych.
Ethernet, PoE, USB-C, transmisja audio po IP czy dedykowane systemy Microsoft Teams Rooms stają się integralną częścią infrastruktury AV. Jednocześnie od użytkownika oczekuje się coraz mniejszej wiedzy technicznej – spotkanie ma rozpocząć się szybko, a system audio i wideo powinien po prostu działać.
Przed takim zadaniem stanęło GMP Solutions podczas modernizacji czterech sal konferencyjnych u jednego ze swoich klientów.
Projekt objął jedną dużą oraz trzy mniejsze sale. Jego celem nie była jednak wyłącznie wymiana urządzeń na nowsze. Konieczne było zaprojektowanie spójnego środowiska do spotkań lokalnych i hybrydowych, poprawa jakości dźwięku oraz odejście od architektury uzależnionej przede wszystkim od projektora, połączeń HDMI i komputera użytkownika.
Punkt wyjścia: dotychczasowa infrastruktura AV przestała odpowiadać potrzebom
Jednym z głównych wyzwań w dużej sali konferencyjnej była jakość komunikacji audio.
Warunki akustyczne pomieszczenia oraz dotychczasowy system nie zapewniały oczekiwanego komfortu podczas spotkań. Problem stawał się szczególnie istotny podczas wideokonferencji, gdy osoby uczestniczące zdalnie muszą dobrze słyszeć rozmówców znajdujących się w różnych częściach sali.
W spotkaniach hybrydowych audio ma fundamentalne znaczenie. Nawet obraz wysokiej jakości nie poprawi komfortu konferencji, jeżeli uczestnicy zdalni mają problem ze zrozumieniem rozmówców.
Drugim ograniczeniem była architektura istniejącego systemu AV. Wykorzystywano projektor oraz infrastrukturę opartą w dużej mierze na klasycznych połączeniach HDMI.
Sam standard HDMI pozostaje istotnym elementem współczesnych instalacji. Problem pojawia się wtedy, gdy sposób działania całej sali uzależniony jest od fizycznego podłączenia laptopa użytkownika i odpowiedniej konfiguracji urządzeń audio-wideo.
Jednocześnie klient nie korzystał wcześniej ze środowiska Microsoft Teams Rooms.
Modernizacja miała więc oznaczać nie tylko wymianę sprzętu, lecz również zmianę sposobu korzystania z sal konferencyjnych.
Audyt AV i wizja lokalna – projekt zaczyna się przed wyborem urządzeń
Pierwszym etapem realizacji był audyt oraz wizja lokalna przeprowadzona przez GMP Solutions w siedzibie klienta.
To istotny element profesjonalnego projektowania systemów AV. Dobór urządzeń wyłącznie na podstawie powierzchni pomieszczenia, liczby miejsc przy stole czy dokumentacji architektonicznej może nie uwzględnić wielu problemów pojawiających się podczas rzeczywistego użytkowania sali.
Wizja lokalna pozwala przeanalizować istniejącą infrastrukturę, możliwości prowadzenia nowego okablowania, dostępność sieci LAN, miejsca montażu urządzeń oraz sposób rozmieszczenia uczestników.
Równie ważne jest poznanie rzeczywistych scenariuszy użytkowania. Inaczej projektuje się pomieszczenie służące głównie do lokalnych prezentacji, inaczej salę do regularnych spotkań hybrydowych, a jeszcze inaczej przestrzeń wykorzystywaną przez wiele zespołów.
Dopiero po takiej analizie należy zdecydować, jak wyposażyć salę konferencyjną i jakie rozwiązania będą rzeczywiście potrzebne.
Duża sala konferencyjna: audio Yamaha i transmisja Dante
Najbardziej rozbudowana część projektu dotyczyła dużej sali konferencyjnej. Ze względu na wcześniejsze problemy z jakością dźwięku szczególny nacisk położono na warstwę audio.
Jednym z podstawowych elementów systemu został sufitowy mikrofon matrycowy Yamaha RM-CG.
Umieszczenie mikrofonu na suficie pozwoliło zachować wolną przestrzeń na stole konferencyjnym. Użytkownicy nie muszą zajmować się ustawianiem mikrofonów ani prowadzeniem dodatkowych przewodów w obrębie stołu.
Za przetwarzanie sygnałów audio odpowiada procesor Yamaha RM-CR.
System uzupełniają cztery głośniki sieciowe Yamaha VXC2P, natomiast elementem infrastruktury sieciowej AV jest switch Yamaha SWR2311P-10G.
Taka konfiguracja dobrze pokazuje zmianę, jaka w ostatnich latach nastąpiła w projektowaniu profesjonalnych instalacji konferencyjnych.
Dante, PoE i Ethernet – gdy system audio staje się częścią sieci
W klasycznej instalacji poszczególne elementy toru audio były łączone dedykowanym okablowaniem sygnałowym. Rozwój technologii Audio over IP pozwolił przenieść znaczną część transmisji do infrastruktury sieciowej.
Jednym z najpopularniejszych standardów stosowanych w profesjonalnym AV jest Dante, umożliwiający przesyłanie wielu kanałów cyfrowego audio przez sieć IP.
Power over Ethernet (PoE) pozwala dostarczać kompatybilnym urządzeniom dane oraz zasilanie za pomocą infrastruktury Ethernet.
W efekcie okablowanie strukturalne, w tym skrętka kategorii 6, przestaje być elementem kojarzonym wyłącznie z klasyczną siecią komputerową. Staje się również istotną częścią infrastruktury audiowizualnej.
Podobny kierunek rozwoju można obserwować w przypadku AV over IP, gdzie sieć staje się medium do dystrybucji sygnałów audiowizualnych.
Daje to integratorowi większe możliwości projektowania, zarządzania i późniejszej rozbudowy systemu, ale wymaga również kompetencji z pogranicza dwóch światów – AV i IT.
Projektor zastąpiony 98-calowym monitorem interaktywnym
Modernizacja dużej sali objęła również system wyświetlania obrazu.
Dotychczasowe rozwiązanie projekcyjne zostało zastąpione 98-calowym monitorem interaktywnym Clevertouch Pro Series 98, zamontowanym na uchwycie ściennym Edbak XWB1.
Nie oznacza to, że projektory profesjonalne przestają mieć zastosowanie w salach konferencyjnych. Wybór pomiędzy projekcją, monitorem LCD czy inną technologią powinien zależeć m.in. od wielkości przestrzeni, wymaganej przekątnej, warunków oświetleniowych i sposobu użytkowania.
W tym projekcie duży monitor interaktywny pozwolił uniezależnić prezentowany obraz od części ograniczeń dotychczasowego systemu projekcyjnego.
Przekątna 98 cali pozwala wykorzystać ekran zarówno podczas wideokonferencji, jak i prezentacji oraz pracy z treścią.
Warstwę wideo uzupełnia kamera MAXHUB UC P30, odpowiadająca za obraz uczestników znajdujących się w sali.
Microsoft Teams Rooms zmienia sposób korzystania z sali
Jedną z najważniejszych zmian z perspektywy użytkowników było wdrożenie Microsoft Teams Rooms.
W dużej sali wykorzystano MAXHUB XCore Kit Pro.
W tradycyjnym modelu centrum systemu konferencyjnego często stanowi laptop pracownika. Użytkownik wchodzi do pomieszczenia, podłącza HDMI lub USB-C, wybiera odpowiednią kamerę, mikrofon i urządzenie odtwarzające dźwięk, a następnie uruchamia aplikację konferencyjną.
Microsoft Teams Rooms zmienia ten model.
To sala staje się przygotowanym środowiskiem konferencyjnym, a jej wyposażenie jest częścią zintegrowanego systemu.
Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których z tych samych pomieszczeń korzystają różne zespoły. Standaryzacja sposobu rozpoczynania spotkań ogranicza liczbę sytuacji, w których użytkownik musi samodzielnie konfigurować tor audio-wideo.
Wybór pomiędzy dedykowanym Teams Rooms a modelem BYOD powinien jednak wynikać ze sposobu użytkowania pomieszczenia, liczby spotkań oraz polityki IT organizacji.
Trzy mniejsze sale konferencyjne – ten sam kierunek, prostsza architektura
Projekt objął również trzy mniejsze sale konferencyjne.
Nie było potrzeby powielania w nich rozbudowanego systemu audio zastosowanego w największym pomieszczeniu. Architektura została dopasowana do wielkości sal oraz sposobu ich użytkowania.
Każde z trzech pomieszczeń wyposażono w 65-calowy monitor Clevertouch CL Pro 65 oraz zestaw MAXHUB V50 Kit.
Rozwiązanie typu wideobar pozwala zintegrować podstawowe funkcje potrzebne podczas wideokonferencji w znacznie bardziej kompaktowej formie niż system zaprojektowany dla dużej przestrzeni.
Istotne jest jednak zachowanie podobnego sposobu pracy.
Użytkownik nie powinien za każdym razem uczyć się obsługi zupełnie innego systemu tylko dlatego, że spotkanie odbywa się w innym pomieszczeniu. Standaryzacja sal jest więc jednym z ważniejszych elementów całego wdrożenia.
Zastosowane rozwiązania – duża sala konferencyjna
| Element systemu | Producent / model | Liczba |
|---|---|---|
| Mikrofon sufitowy | Yamaha RM-CG | 1 |
| Procesor DSP | Yamaha RM-CR | 1 |
| Głośnik sufitowy PoE | Yamaha VXC2P | 4 |
| Elementy montażowe głośników | Yamaha Pendant Mount | 4 |
| Switch AV | Yamaha SWR2311P-10G | 1 |
| Kamera | MAXHUB UC P30 | 1 |
| Monitor interaktywny 98″ | Clevertouch Pro Series 98 | 1 |
| Uchwyt ścienny | Edbak XWB1 | 1 |
| System Microsoft Teams Rooms | MAXHUB XCore Kit Pro | 1 |
| Okablowanie i materiały instalacyjne | Infrastruktura AV/IT | komplet |
| Instalacja i konfiguracja | GMP Solutions | 1 |
| Opieka serwisowa | GMP Solutions – 12 miesięcy | 1 |
Zastosowane rozwiązania – trzy małe sale konferencyjne
| Element systemu | Producent / model | Liczba |
|---|---|---|
| Monitor 65″ | Clevertouch CL Pro 65 | 3 |
| Wideobar / zestaw MTR | MAXHUB V50 Kit | 3 |
| Okablowanie i materiały instalacyjne | Infrastruktura AV/IT | 3 komplety |
| Instalacja i konfiguracja | GMP Solutions | 3 |
| Opieka serwisowa | GMP Solutions – 12 miesięcy | 3 |
Od HDMI do USB-C i infrastruktury sieciowej
Modernizację można byłoby sprowadzić do wymiany projektora na monitor oraz instalacji nowych mikrofonów, głośników i kamer. W rzeczywistości najważniejsza zmiana dotyczy jednak architektury całego systemu.
HDMI nadal pozostaje ważnym standardem transmisji obrazu i nie znika z profesjonalnego AV. Coraz częściej nie jest jednak jedynym sposobem przesyłania sygnałów i podłączania urządzeń.
Rosnące znaczenie mają USB-C, Ethernet, PoE, okablowanie strukturalne kategorii 6 oraz technologie transmisji AV przez sieć IP.
Dobrym przykładem jest warstwa audio dużej sali wykorzystująca Dante.
Zmienia się przez to również zakres kompetencji wymaganych przy projektowaniu i uruchamianiu instalacji. Switch sieciowy przestaje być wyłącznie domeną administratora IT – jego konfiguracja może mieć bezpośredni wpływ na funkcjonowanie urządzeń AV.
AV i IT coraz częściej tworzą jeden ekosystem
Jeszcze kilkanaście lat temu granica pomiędzy systemami AV i IT była stosunkowo wyraźna.
Dział IT odpowiadał za komputery i sieć. Integrator AV zajmował się projektorem, ekranem, matrycą wideo, mikrofonami, wzmacniaczami i głośnikami.
Dzisiaj te dwa obszary coraz mocniej się przenikają.
Mikrofon może być urządzeniem sieciowym. Głośnik może otrzymywać zasilanie poprzez PoE. Sygnał audio może być transmitowany przez Dante, a dedykowany komputer Microsoft Teams Rooms staje się integralną częścią infrastruktury komunikacyjnej przedsiębiorstwa.
Dlatego podczas modernizacji sal konferencyjnych coraz trudniej analizować AV i IT jako dwa całkowicie niezależne środowiska.
Integracja systemu nie kończy się na montażu urządzeń
Profesjonalna sala konferencyjna nie jest sumą parametrów poszczególnych urządzeń.
Nawet bardzo dobry mikrofon, kamera czy monitor nie zagwarantują odpowiedniego efektu, jeżeli nie zostaną prawidłowo dobrane, zainstalowane i skonfigurowane jako jeden system.
Dlatego zakres realizacji GMP Solutions obejmował również okablowanie, materiały instalacyjne, montaż oraz konfigurację środowiska.
Po zakończeniu wdrożenia cztery sale zostały dodatkowo objęte 12-miesięczną opieką serwisową GMP Solutions.
W systemach UC i AV over IP ma to coraz większe znaczenie. Diagnostyka ewentualnego problemu może wymagać sprawdzenia jednocześnie urządzeń AV, infrastruktury sieciowej, konfiguracji oraz warstwy programowej.
Efekt: cztery sale i spójne środowisko do spotkań hybrydowych
W efekcie projektu klient otrzymał cztery sale konferencyjne dostosowane do współczesnego modelu komunikacji.
Największe pomieszczenie wykorzystuje sufitowy mikrofon i procesor Yamaha, cztery głośniki sieciowe, infrastrukturę Dante, kamerę MAXHUB oraz 98-calowy monitor interaktywny Clevertouch.
Trzy mniejsze sale wyposażono w 65-calowe monitory oraz zestawy wideokonferencyjne MAXHUB.
Najważniejszą zmianą nie jest jednak sama liczba nowych urządzeń.
Projekt pozwolił przejść od infrastruktury bazującej na rozwiązaniach poprzedniej generacji do środowiska wykorzystującego Microsoft Teams Rooms, sieć IP, Dante, PoE oraz nowoczesne okablowanie strukturalne.
Dla użytkownika cała ta technologia powinna pozostać możliwie niewidoczna.
Pracownik wchodzący do sali nie musi wiedzieć, w jaki sposób transmitowane jest audio, jak skonfigurowany został switch ani jakie procesy realizuje DSP.
Powinien natomiast móc rozpocząć spotkanie i mieć pewność, że uczestnicy po obu stronach połączenia będą się dobrze słyszeć i widzieć.
I właśnie na tym polega dobrze zaprojektowany system konferencyjny – im bardziej zaawansowana technologia pracuje w tle, tym prostsza powinna być obsługa z perspektywy użytkownika.
FAQ – modernizacja sal konferencyjnych
Czym jest Microsoft Teams Rooms?
Microsoft Teams Rooms to rozwiązanie pozwalające stworzyć dedykowane środowisko Microsoft Teams w sali konferencyjnej. Zamiast każdorazowo opierać spotkanie na laptopie pracownika, pomieszczenie posiada własny system konferencyjny współpracujący z urządzeniami audio i wideo.
Czy Dante wymaga specjalnego okablowania audio?
Dante jest technologią Audio over IP i wykorzystuje infrastrukturę Ethernet. Cyfrowe sygnały audio mogą dzięki temu być transmitowane poprzez odpowiednio zaprojektowaną sieć zamiast klasycznych, dedykowanych połączeń audio pomiędzy każdym elementem systemu.
Czy warto zastąpić projektor dużym monitorem?
Zależy to od wielkości pomieszczenia, warunków oświetleniowych, wymaganej przekątnej obrazu oraz sposobu użytkowania sali. Duży monitor może zapewnić bardzo dobrą czytelność obrazu przy normalnym oświetleniu. W dużych przestrzeniach projektor, LED lub inne technologie wyświetlania mogą jednak nadal być lepszym rozwiązaniem.
Dlaczego przed modernizacją sali warto przeprowadzić audyt AV?
Audyt pozwala ocenić nie tylko istniejące urządzenia, ale również akustykę, infrastrukturę sieciową, okablowanie, możliwości montażowe i rzeczywisty sposób użytkowania pomieszczenia. Dzięki temu projekt można dopasować do potrzeb użytkowników zamiast dobierać urządzenia wyłącznie na podstawie parametrów technicznych.
Czy każda sala konferencyjna wymaga rozbudowanego systemu audio?
Nie. System powinien być dopasowany do wielkości pomieszczenia, liczby uczestników, akustyki oraz scenariuszy użytkowania. W mniejszych salach odpowiednio dobrany wideobar może być wystarczający, podczas gdy większe przestrzenie mogą wymagać oddzielnych mikrofonów, procesora DSP i systemu głośnikowego.
Modernizacja sali konferencyjnej powinna zacząć się od potrzeb
Opisane wdrożenie pokazuje, że modernizacja przestrzeni konferencyjnej nie powinna zaczynać się od pytania: „jaki monitor, kamerę i mikrofon kupić?”
Najpierw warto określić, gdzie znajduje się rzeczywisty problem.
Czy uczestnicy zdalni źle słyszą osoby znajdujące się w sali? Czy uruchomienie spotkania wymaga każdorazowego podłączania i konfigurowania laptopa? Czy istniejące okablowanie ogranicza możliwości rozbudowy? Czy organizacja chce ustandaryzować Microsoft Teams jako podstawową platformę spotkań?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają zaprojektować odpowiednią architekturę.
W przypadku tej realizacji punktem wyjścia był audyt i wizja lokalna. Kolejnymi etapami były projekt, dobór urządzeń, przygotowanie infrastruktury, instalacja i konfiguracja, a całość uzupełniła opieka serwisowa.
Jeżeli planujesz modernizację sali konferencyjnej lub wdrożenie Microsoft Teams Rooms, warto rozpocząć od audytu AV i analizy istniejącego środowiska. GMP Solutions realizuje audyty, projektowanie, integrację i uruchomienie kompletnych systemów konferencyjnych – od infrastruktury sieciowej i audio po obraz i platformy UC.